Open Dental forbliver din patientjournal og dit registreringssystem. Forbindelsen oprettes via Open Dentals offentliggjorte REST-API, som betjenes af eConnector, der kører på din egen server. Der er ingen direkte adgang til databasen, ingen software, der skal installeres på din klinik, ingen dataoverførsel og ingen konvertering af dine eksisterende journaler.
Hver aften henter integrationssystemet de kommende aftaler fra Open Dental og følger derefter hver patients primære forsikringsplan via PatPlan, InsSub, InsPlan og Carrier, så verifikationen følger den tidsplan, du rent faktisk har, i stedet for en liste, som nogen fører manuelt. Den henter også Open Dentals forsikringsverifikationsliste og springer alle patienter over, hvis berettigelsesdato i Open Dental ligger inden for aktualitetsvinduet (som standard en uge), så den samme patient ikke kontrolleres to gange.
Hver patients dækning kontrolleres elektronisk hos betaleren via vores forbindelse til clearingcentralen. Når Open Dental angiver en forsikringstager, kontrolleres det, om der er en pårørende tilknyttet denne forsikringstager. Hvis betaleren ikke kan svare elektronisk, anmoder systemet om oplysninger om dækningen via fax, og hvis betaleren stadig ikke kan kontaktes elektronisk, og vi har vedkommendes telefonnummer, ringer AI’en til betaleren. Alt, hvad der er tilbage efter det, markeres til dit team i stedet for at blive gættet på.
Når funktionen til overskrivning af aftalenotater er aktiveret, skrives en oversigt over ydelser ind i aftalens »Note« i Open Dental, så den fremgår af den aftale, som receptionen åbner, og også på tidsplan-kortet, hvis din aftalevisning inkluderer »Note«. Den opdateres på stedet, så en ny markering erstatter den gamle markering i stedet for at lægge en ny oven på den. Efter et entydigt svar om aktiv eller inaktiv status stemples patientens dato for sidste berettigelseskontrol på dennes primære forsikringsplan. Det er den dato, som Open Dentals forsikringskontroliste bruger til at afgøre, om patientens berettigelse stadig skal kontrolleres.
Når en medarbejder på dit team verificerer en patient fra kontrolpanelet, kan resultatet indtastes i patientens forsikringsoplysninger i Open Dental: forsikringsselskab, forsikringsplan, forsikringstager og patientens forsikringsplan, herunder medlems-ID, gruppenummer, gruppenavn og dækningsperioden. Vi læser først patientjournalen. Hvis det pågældende medlems-ID allerede findes i journalen, tilføjes der ikke noget nyt, og forsikringsplanen markeres som verificeret. Vi tilføjer kun en forsikringsplan, når journalen stemmer overens med den verificerede patient på mindst to af følgende punkter: fornavn, efternavn og fødselsdato, patienten er forsikringstageren, og journalen ikke indeholder nogen registreret forsikring. Pårørende og sekundære forsikringsplaner overlades til receptionen at tilføje.
Opsætningen tager cirka fem minutter i kontrolpanelet. Vi genererer en kunde-API-nøgle til din praksis via Open Dentals udviklerprogram. I Open Dental skal du kontrollere, at eConnector kører (eServices > eConnector Service viser »Working«), markere »Enabled« under Setup > Advanced Setup > API og indsætte nøglen ved at klikke på »Add Key«. Derefter klikker du på »Connect«, og vi tester nøglen, før noget andet kører. Automatisk verifikation før aftaler og tilbageskrivning af aftalenoter er indstillinger, du aktiverer i kontrolpanelet, sammen med din faktureringsudbyders NPI, som betalerkontrollen kræver, samt skatte-ID. eConnector kører på din egen server; mange klinikker har den allerede i drift, og serveren skal være tændt om natten for at udføre de natlige kontroller. Open Dentals API-gebyr pr. lokation faktureres til os, ikke til dig, og du kan til enhver tid deaktivere nøglen inde fra Open Dental. Forsikringsverifikation er et tillægsprogram til 199,99 $ pr. måned, der løber måned for måned, med en 14-dages prøveperiode. Der underskrives en BAA, før patientdata overføres, og PHI krypteres på feltniveau, når det er i ro på vores side.
Nej. Open Dental forbliver dit praksisstyringssystem og dit registreringssystem. Integrationen opretter forbindelse til Open Dental via det offentliggjorte API og skriver resultaterne ind i systemet. Alt, hvad der allerede er indtastet – såsom aftalebemærkninger, gyldighedsperioder og eventuelle behandlingsplaner, der er tilføjet til en patientjournal – findes i Open Dentals egne registre og forbliver der, selvom du ophører med at bruge integrationen.
I aftalen og i patientens plan. Når funktionen »Skriv tilbage til aftalenotat« er aktiveret, findes oversigten over ydelser i aftalens notatfelt. Du kan se den i vinduet »Rediger aftale« og i selve tidsplanen, hvis din aftalevisning viser notatfeltet. Efter et entydigt svar (aktiv eller inaktiv) opdateres datoen for sidste verifikation af patientens berettigelse i dennes primære forsikringsplan, hvilket vises i kolonnen »Sidst verificeret« på listen over forsikringsverifikationer. Hvis aftalen ikke længere findes i Open Dental, når resultatet kommer ind, f.eks. fordi klinikken har aflyst og slettet den, forbliver resultatet i dit Intake.Dental-dashboard, og der skrives intet i journalen. Stil dette spørgsmål til enhver verifikationsudbyder, da svaret afgør, om dit team arbejder i Open Dental eller i en separat portal om morgenen på besøgsdagen.
Ja, ud fra en verifikation, som dit team udfører i dashboardet, for en patient, der ikke har nogen registreret forsikring. Forsikringsordningen tilføjes som forsikringsselskab, forsikringsordning, forsikringstager og patientordning, sammen med medlems-ID, gruppenummer, gruppenavn og dækningsperioden. Jeres eksisterende forsikringsselskab genbruges, ligesom en eksisterende forsikringsordning med samme forsikringsselskab og gruppenummer, så I undgår dobbeltregistrering af arbejdsgiverordninger. Vi tjekker først patientjournalen: Den skal matche den verificerede patient på to af følgende kriterier: fornavn, efternavn og fødselsdato, og patienten skal være forsikringstageren. Hvis det samme medlems-ID allerede findes i journalen, tilføjes der intet nyt, og forsikringen markeres som verificeret. Pårørende, der er dækket af en andens forsikring, samt sekundære forsikringer tilføjes ikke; det er receptionen, der tilføjer disse. En nyoprettet forsikring har endnu ikke noget ydelsesskema, så dit team udfylder det.
Nej. Vi kontakter ikke Open Dentals egen realtids-berettigelseskontrol eller det clearingcenter, du eventuelt har oprettet i programmet. Kontrolforløbet foregår via vores egen clearingcenter-forbindelse, med fax og telefon som reserve, og resultaterne sendes tilbage til Open Dental. Du behøver ikke at have berettigelseskontrollen aktiveret i Open Dental for at dette skal fungere.
Ikke så længe den pågældende kontrol er aktuel. Hver natlig kørsel læser først forsikringsverifikationslisten, og en patient, der er verificeret inden for aktualitetsvinduet (som standard en uge, kan justeres), springes over, så en forsikring, som receptionen manuelt kontrollerede i går, ikke kontrolleres igen. Efter dette vindue kan patienten kontrolleres igen. Efter et entydigt aktivt eller inaktivt resultat stempler vi patientens dato for sidste verifikation af berettigelse på dennes primære forsikringsplan, hvilket rydder rækken for patientberettigelse (Pat) på listen. Vi rører ikke ved datoen for sidste verifikation af ydelser på forsikringsplanen, så rækkerne for ydelser (Ins) på listen er stadig til din rådighed. For at kunne læse listen kræves Open Dental 23.2.23 eller nyere. Open Dentals API har accepteret berettigelsesdatoen siden version 21.1, og den korte note, der følger med, kræver 24.1.17 eller nyere. Hvis din version ikke kan udføre et af disse trin, springes det trin stille og roligt over, og patienten bliver stadig verificeret.
Nej. Der indtastes ikke noget i forsikringsplanens ydelsestabel – altså de dækningsprocenter og -hyppigheder, du ser i forsikringsplanvinduet. De bekræftede ydelser indtastes som tekst i konsultationsnotatet sammen med dækningsdatoen. Det fungerer omvendt: Vi henter hver uge din forsikringsplans ydelsestabel fra Open Dental og bruger den til at estimere dækningen ud fra procedurekoden.
Når Open Dental opfører en forsikringstager på forsikringsplanen, kontrolleres det, om der er en pårørende tilknyttet denne forsikringstager. Kun den primære forsikringsplan kontrolleres; den sekundære dækning kontrolleres ikke. Nogle forsikringsselskaber oplyser det årlige maksimumsbeløb og selvrisikoen, men ikke det resterende beløb. I så fald beregner vi, hvad der er tilbage af den forsikring, som Open Dental viser som betalt eller afventende på patientens primære forsikring, siden forsikringsåret startede. Behandlinger, der er faktureret hos en anden klinik, medregnes kun, hvis dit team har indtastet dem i Open Dental som forsikringshistorik. Et tal, som forsikringsselskabet har indberettet, overskrives aldrig.
Systemet følger en række alternative fremgangsmåder. Det anmoder om ydelserne via fax, og hvis betaleren ikke kan kontaktes elektronisk, og vi har vedkommendes telefonnummer, ringer AI’en til betaleren i åbningstiden. En patient, der stadig ikke kan verificeres, markeres til dit team i stedet for at blive markeret som aktiv på baggrund af gætteri. Opkaldet og faxanmodningerne foregår fra vores side; det, der ender i Open Dental, er den samme aftalebeskrivelse og dato.
Nej. Verifikationsfunktionen opretter eller sender ikke refusionsanmodninger, og intet heri indtaster en refusionsanmodning i Open Dental. Refusionsanmodninger håndteres via et separat tillægsprogram, Claims Intelligence, hvor refusionsanmodningerne udarbejdes, så dit team kan gennemgå dem, inden de sendes. I Open Dental er funktionen til udarbejdelse af refusionsansøgninger udviklet, men er endnu ikke taget i brug hos et Open Dental-kontor, så spørg os, hvor langt vi er nået, før du regner med den.
Du kan beholde det, og det kræver ikke, at du slår noget fra, når du aktiverer denne funktion. Verificering af berettigelse erstatter i sig selv ikke nogen af eServices-funktionerne. Hvis du senere tilføjer vores påmindelser, sms-beskeder eller online tidsbestilling, kan der opstå overlapning med eServices. Det skal du afklare med din Open Dental-kontaktperson ud fra dine egne tal.
Verifikationen læser aftaler, patienter og forsikringsplaner. Den daglige verifikation ændrer ikke dine forsikringsplaner eller dækningsoversigter. Den skriver kun aftalenoten (når tilbageskrivning af aftalenoter er aktiveret) og gyldighedsdatoen. En verifikation, som dit team udfører manuelt, kan også tilføje en forsikringsplan til en journal, hvor der ikke er registreret nogen forsikring, i henhold til ovenstående regler. Spørg enhver leverandør, du tilføjer, hvad der skal slås fra, og tjek svaret med din Open Dental-repræsentant.
Den samme API-nøgle understøtter også indskrivningsformularer: Med Digital Forms gemmes den udfyldte indskrivningsformular som en PDF-fil i Imaging-modulet (mappen »Sygdomshistorie« eller »Patientoplysninger« og derefter »Diverse«), hvor billederne af forsikringskortet er inkluderet i PDF-filen, og der oprettes en ny journal, hvis der ikke findes en eksisterende journal, der matcher. Det dækker også AI-receptionisten (booket ind i Open Dental i den tidsramme, som den, der ringer, har valgt), AI-kliniske noter knyttet til den udførte behandling ved besøget, stemmestyret parodontologisk kortlægning og røntgenbilleder. Du kan aktivere berettigelsesverifikation alene og tilføje resten senere – eller slet ikke.
Hvis du allerede bruger Open Dental, handler det ikke om at skifte til et andet PMS. Kommende patienter tjekkes natten over inden deres besøg. Når funktionen »Writeback af aftalenotater« er aktiveret, vises oversigten over ydelser i aftalen, inden patienten ankommer, og feltet »Sidste verifikation af dækningsberettigelse« opdateres i Open Dental, når betaleren giver et klart svar. En verifikation, som dit team foretager, kan tilføje forsikringsplanen til en journal, hvor der ikke er registreret nogen forsikring. Din journal, dine data og din arbejdsgang forbliver, hvor de er.
Open Dental er et varemærke tilhørende Open Dental Software, Inc. Intake.Dental er et uafhængigt produkt og er hverken tilknyttet, godkendt eller sponsoreret af Open Dental Software, Inc.
Når den automatiske verifikation før aftalen er aktiveret, kontrolleres patienter på den kommende uges tidsplan elektronisk om natten, inden deres besøg. En patient, der for nylig er blevet kontrolleret, kontrolleres ikke igen, før resultatet er forældet. Kun den primære forsikringsordning kontrolleres. Når tilbageskrivning af aftalenotater er aktiveret, indsættes oversigten over ydelser i aftalens notatfelt i Open Dental. Du kan se det i vinduet »Rediger aftale« og i selve tidsplanen, hvis din aftalevisning viser feltet »Notat«. Efter et entydigt svar om aktiv eller inaktiv status stemples datoen for patientens seneste berettigelsesverifikation på dennes primære forsikringsplan. Når dit team verificerer en patient fra dashboardet, og den pågældende patient ikke har nogen forsikring registreret i Open Dental, tilføjes den verificerede forsikring til patientens journal, forudsat at journalen stemmer overens med patienten, og at patienten er forsikringstageren. Open Dental forbliver dit praksisstyringssystem og dit registreringssystem.
En 20-minutters gennemgang med din tidsplan og dine behandlingskoder. Ingen skift, ingen migrering, ingen udskiftning.
