Open Dental forbliver dit praksisstyringssystem, din kalender og din primære informationskilde. Dette er et tillægsprogram, der læser og skriver via Open Dentals API i realtid. Det er hverken en erstatning eller en migrering.
Vi genererer en API-nøgle til din praksis. Du indsætter den i Open Dental under Opsætning > Avanceret opsætning > API ved at bruge funktionen »Tilføj nøgle«. API’en kører via Open Dentals eConnector-tjeneste på din server. De fleste praksis, der bruger Open Dentals eServices, har den allerede. Kontroller, at der står 'Installeret, kører' i Open Dentals Service Manager (Værktøjer > Diverse værktøjer > Service Manager). Hvis den ikke er installeret, skal den først konfigureres. Vi tester nøglen, og så er du forbundet. Der installeres intet på dine arbejdsstationer, og der er ingen databaseforbindelse, VPN eller portvideresendelse. Vi beder dig ikke om at ændre den måde, du kører Open Dental på, selvom klinikker, der bruger en meget ældre version, muligvis skal opdatere for at få adgang til visse API-funktioner. Du kan deaktivere nøglen inde fra Open Dental, når du ønsker det.
AI’en tager de opkald, du viderestiller til den: uden for åbningstiden, når receptionen har travlt, som en ekstra linje eller fra de linjer, du vælger. Den besvarer spørgsmål om åbningstider, placering, forsikring og nye patienter med de svar, du giver den. Den slår den, der ringer, op i Open Dental ved navn eller telefonnummer, eller opretter en journal for en ny patient og finder derefter en ledig tid. Den tjekker den tid i realtid mod Open Dental, før den booker. Aftalen indføres i din kalender kort efter, at den, der ringer, har accepteret den, normalt inden for et minut. Den indføres med den varighed, der svarer til aftaletypen (eller varigheden af den pågældende patients sidste lignende besøg), ved hjælp af et tidsmønster, der ligner dine egne aftaler, i det behandlingsrum, hvor den pågældende behandler normalt er booket ind. Hvis der ikke er forbindelse til din eConnector i det øjeblik, gemmes bookingen og forsøges igen – den går ikke tabt. Hvis en booking slet ikke kan registreres, for eksempel fordi der ikke kunne findes en matchende journal, sendes den til din reception i stedet for at blive annulleret.
Når en patient aflyser, gennemgår AI’en jeres aflysningspolitik, hvis I har en sådan. Derefter markeres aftalen som aflyst i Open Dental (status: »Aflyst«) uden at den sendes til listen over ikke-planlagte aftaler, og jeres klinik får besked. Når en patient ombooker, booker AI'en det nye tidspunkt med samme behandlingsrum, varighed og aftaletype samt samme behandler, medmindre patienten beder om en anden. Den erstatter derefter notatet til den oprindelige aftale med en linje, der lyder "flyttet til <dato>", og annullerer den, så eventuelle notater, dit team havde til den oprindelige aftale, overskrives. Ved en flyttet tandrensning er tandplejeren endnu ikke sat på den nye aftale, så du skal omfordele den i Aftalemodulet. Du kan begrænse, hvilke besøg AI'en selv flytter. Aktivér indstillingen, så flytter den kun aftaler for nye patienter, tandrensninger, akutte tilfælde og konsultationer, mens alt andet – såsom forberedelse til en krone eller rodbehandling – overgår til din reception. Du vælger selv listen. Når indstillingen er deaktiveret, kan AI'en omlægge alle typer aftaler. Kliniske spørgsmål og faktureringsuoverensstemmelser videresendes til dit team i stedet for at blive besvaret. Ved en tandlægelig nødsituation booker den et akutbesøg, og uden for åbningstiden følger den de trin for akutkontakt, du har angivet.
Opsætningen består af en API-nøgle og et telefonnummer – det er ikke en overførsel. Vi udsteder nøglen, du indsætter den i Open Dentals API-opsætning og bekræfter, at eConnector vises som kørende i Open Dentals Service Manager, hvorefter vi opretter forbindelsen. Derefter viderestiller du den linje, du ønsker dækket: et sporingsnummer, din linje uden for åbningstiden eller overskydende opkald fra dit hovednummer. Vi indlæser dine åbningstider, behandlere, aftaletyper og -varigheder, planlægningspræferencer samt de svar, dit team allerede giver, og du kan foretage testopkald, før du viderestiller en aktiv linje. AI-receptionisten koster 499,99 $ om måneden som en fast pris, måned for måned, med en 14-dages prøveperiode og en BAA. Der er ingen datamigrering, ingen konvertering og ingen software på behandlingsrummets computere.
Nej. Open Dental forbliver, hvor det er, og er fortsat din primære kilde til oplysninger. Dette program opretter forbindelse til Open Dental via API’et og skriver data ind i den kalender, du allerede bruger. Der er ingen dataoverførsel, og der er ingen ekstra kalender, der skal afstemmes.
Ja. Ved aflysning anvendes Open Dentals »Break«-funktion, så aftalen markeres som »aflyst«, sendes ikke til listen over ikke-planlagte aftaler, og din praksis får besked. Ved ombooking bookes det nye tidspunkt først, idet behandlingsrum, varighed og aftaletype bevares, og – medmindre den, der ringer, beder om andet – også behandleren. Derefter erstatter systemet notatet til den oprindelige aftale med en linje, der lyder »flyttet til <dato>«, og annullerer den. Ved først at booke sikres det, at en opkaldende aldrig står uden en tid, hvis noget går galt undervejs. Du kan aktivere en indstilling, så AI'en kun flytter aftaler for nye patienter, tandrensning, akutte tilfælde og konsultationer, mens andre aftaletyper sendes til din reception. Du vælger selv listen. Når indstillingen er deaktiveret, kan systemet flytte alle aftaletyper.
Nej. AI’en annullerer aftalen uden at flytte den til listen over uplanlagte aftaler, så den markeres som »annulleret« i stedet for at blive sat på ventelisten. Hvis jeres kontor bruger listen over uplanlagte aftaler til opfølgning, skal I huske dette, når I gennemgår aflysningerne.
AI-receptionisten bekræfter ikke aftaler ved indgående opkald. Når det gælder aftalepåmindelser, indstiller vi aftalens status til »Bekræftet« i henhold til din praksis’ egne indstillinger for bekræftelse, når en patient bekræfter ved at svare på en påmindelsessms, via bekræftelseslinket i e-mailen eller ved det valgfri automatiske bekræftelsesopkald. Vi sørger for at konfigurere dette i dine Open Dental-definitioner, første gang det er nødvendigt. Bekræftelsesteksten erstatter aftalens felt »Note«. Vores kalendervisning henter også status »Bekræftet« fra Open Dental, så de bekræftelser, som din reception indtaster der, også vises hos os.
Systemet søger efter ledige tider i en kopi af din tidsplan, der opdateres hvert 15. minut. Når den, der ringer, har valgt en behandler, og Open Dental er tilgængeligt, tjekker systemet behandlerens ledige tid lige før bekræftelsen. Hvis tidsrummet netop er blevet reserveret, foreslår systemet et andet tidspunkt. Kontrollen foretages på behandleren, ikke på behandlingsstolen, så en telefonisk booking kan dele et behandlingsrum med en anden behandlers patient. Hvis din eConnector er nede i det øjeblik, holdes bookingen tilbage og registreres, når den er oppe igen, uden den sidste kontrol af ledige tider, så dit team bør gennemgå bookinger, der er foretaget under et udfald.
Varigheden af den aftaletype, som den, der ringer, har booket, eller varigheden af den pågældende patients seneste lignende besøg, hvis vi har oplysningen. Tidsmønsteret er udformet efter jeres egne aftaler, så lægens og assistentens tid ser ud, som jeres team booker dem. Behandleren er den, som den, der ringer, er blevet booket hos. Behandlingsrummet er det, som behandleren oftest er booket i, baseret på jeres egne seneste Open Dental-aftaler. Ombookinger bevarer den oprindelige aftales varighed og behandlingsrum.
Nej. Programmet bruger udelukkende Open Dentals API med en nøgle, som du selv tilføjer i Open Dental og til enhver tid kan deaktivere der. Der er ingen direkte databaseforbindelse. Open Dental fakturerer gebyret for API-adgangen til os som udvikler, ikke til din praksis.
Open Dentals API kører via eConnector på din server, så når eConnector er nede, kan der ikke skrives noget til Open Dental. AI’en tager stadig opkaldet imod og registrerer bookingen. Der forsøges at skrive til Open Dental hvert par minutter i op til 48 timer, og din praksis modtager en e-mail, hvis det fortsat mislykkes, så nogen kan indtaste det manuelt. Dit dashboard viser, hvornår den sidst besvarede opkaldet. Lad serveren stå tændt natten over, så bookinger uden for åbningstiden og natlige opdateringer kan gennemføres.
Vi har endnu ikke testet det med et Open Dental Cloud-kontor. Hvis du bruger Open Dental Cloud, skal du kontakte os, inden du starter prøveperioden, så vi først kan bekræfte API-forbindelsen med dig.
Anmodningen sendes videre til dit team sammen med de oplysninger, som AI’en har indsamlet: hvem der har ringet, hvad vedkommende har spurgt om, samt et nummer, hvor man kan ringe tilbage. En medarbejder kan så tage over herfra i stedet for at skulle arbejde ud fra en telefonsvarer. Kliniske spørgsmål, faktureringsuoverensstemmelser, nødsituationer og alt, hvad den, der ringer, beder om at få eskaleret, videresendes – de besvares ikke.
Du kan beholde dem. Det kræver ikke, at du slår eServices fra. Der er en vis overlapning, da vi også håndterer indmeldelsesformularer, påmindelser og sms’er, men beslutningen om, hvorvidt man skal samle det hele, skal træffes, når du har set begge systemer i drift – ikke allerede fra første dag.
Vi indgår en BAA, og PHI krypteres på feltniveau, når dataene er i ro. Adgangen er begrænset til din praksis, og Open Dental-API-nøglen forbliver din, så du kan deaktivere den når som helst.
Hvis du bruger Open Dental og går glip af opkald, behøver du ikke skifte system. Dette system tager telefonen, besvarer de almindelige spørgsmål og indtaster nye aftaler i din aktive Open Dental-kalender med den varighed, der er angivet for den pågældende aftaletype, i den pågældende behandlers sædvanlige behandlingsrum. Det annullerer og ombooker også aftaler der via Open Dentals API. Alt, der vedrører kliniske eller økonomiske forhold, eller som er uklart, videresendes til en medarbejder.
Open Dental er et varemærke tilhørende Open Dental Software, Inc. Intake.Dental er et uafhængigt produkt og er hverken tilknyttet, godkendt eller sponsoreret af Open Dental Software, Inc.
Du beholder Open Dental. Systemet tager telefonen, når din reception ikke kan, og besvarer de spørgsmål, dit team oftest får: åbningstider, adresse, hvilke forsikringer der accepteres og nye patienter. Det indtaster nye aftaler i din aktive Open Dental-kalender med den varighed, der passer til aftaletypen, og med den behandler, som den, der ringer, har valgt. Systemet aflyser ved at slette aftalen i Open Dental og ombooker ved at booke det nye tidspunkt og slette det gamle, begge dele via Open Dentals API. Kliniske spørgsmål, faktureringsuoverensstemmelser og alt, hvad systemet ikke er sikker på, videresendes til dit team.
En 20-minutters gennemgang med din tidsplan og dine behandlingskoder. Ingen skift, ingen migrering, ingen udskiftning.
